Procescoördinatoren van het Rail Service Center (RSC) in de Waalhaven zijn enthousiast over de applicatie OnTrack, een co-creatie van het Havenbedrijf Rotterdam en marktpartijen. OnTrack biedt real time inzicht in de afhandeling van goederentreinen op de Rotterdamse terminals en volgt de treinen tot aan hun bestemming in het Europese achterland. Hierdoor kan RSC de spoor- en overslagcapaciteit beter benutten.

Via OnTrack wordt informatie van ProRail, terminals en spoorvervoerders gebundeld en digitaal ontsloten voor alle schakels in de spoorvervoersketen. Bij RSC maken 15 procescoördinatoren sinds dit voorjaar gebruik van OnTrack. “We hoeven de app niet handmatig te voeden met informatie”, vertelt procescoördinator Marco de Keizer. “Data over de operaties op onze terminal worden vanuit ons Terminal Operating System (TOS) automatisch met OnTrack gedeeld.”

Sneller geïnformeerd

Bij RSC worden jaarlijks zo’n 300.000 containers van en op goederentreinen overgeslagen. Om dit vlot te laten verlopen, staan de procescoördinatoren in nauw contact met vervoerders en andere terminals. Dankzij OnTrack hoeft er minder over en weer te worden gebeld en gemaild en beschikken de procescoördinatoren eerder over informatie. De Keizer: “Wij spreken slots af met vervoerders voor de afhandeling van hun treinen. Als een trein niet op het afgesproken tijdstip aankomt, hebben we een leeg spoor. Dat is voor ons problematisch, aangezien wij ons geld verdienen met het lossen en laden van containers. Vroeger belde ik de vervoerder als zijn trein vijf minuten voor slotbegin nog niet aangekomen was. Dan kreeg ik wel eens te horen dat de trein al zes uur vertraging had. Als ik dat eerder hadden geweten, had ik het slot aan een andere vervoerder kunnen geven en onze capaciteit beter kunnen benutten.” Supervisor Marco Hilboesen herkent dit: “Ik kreeg ooit van een vervoerder te horen dat zijn trein er zó aan zou komen. Toen de trein er na een uur nog steeds niet was, nam ik telefonisch contact op. Wat bleek? De trein stond nog in Emmerich. Dit soort situaties kunnen we met OnTrack ondervangen. Schepen en vliegtuigen konden we al overal ter wereld volgen, maar treinen nog niet. Met OnTrack weten we precies waar een trein is en hoe laat hij aankomt. Echt handig.”

Geen ruis

Vertragingen in het spoorvervoer komen helaas regelmatig voor. De oorzaken zijn divers: van slechte weersomstandigheden tot spoorwerkzaamheden, vertragingen op terminals of defecte spoorvoertuigen. Via OnTrack kunnen dergelijke afwijking op de planning real time worden gedeeld, waardoor alle spelers in de keten erop kunnen anticiperen. “Als iedereen tijdig correcte informatie deelt, kunnen geen ruis en misverstanden ontstaan”, zegt De Keizer. “Dat is het grote voordeel ten opzichte van e-mailen en telefoneren. Je hoeft ook niet zelf achter informatie aan; OnTrack brengt het naar je toe.”

Optimale planning

Bij het begin van zijn dienst voor de short terminal planning kijkt De Keizer altijd eerst in OnTrack. Hij kan zelf de informatie filteren die hij wel en niet wil zien. “Ik gebruik OnTrack als een soort Google om een optimale planning te maken. Onlangs zag ik in de app dat een trein die pas ’s nachts zou komen ’s middags al in de buurt van de terminal was. Aangezien ik een spoor vrij had, kon ik de vervoerder bellen en zijn trein eerder afhandelen. Maar het komt ook voor dat een vervoerder te optimistisch is over zijn aankomsttijd, terwijl ik op basis van de informatie uit OnTrack toch moet besluiten om zijn slot aan een andere vervoerder te geven. De trein met vertraging moet dan aansluiten in de wachtrij. Hoe eerder ik op de hoogte ben over vertragingen, des te korter kan ik de wachtrij maken.”

Keten-breed denken

RSC is op dit moment de meest actieve OnTrack-gebruiker in de Rotterdamse haven. Daarnaast werken alle grote containerterminals op de Maasvlakte met de app. Van de 13 spoorvervoerders die een vergunning hebben voor het Nederlandse spoor doen er al 11 mee. Het Havenbedrijf benadert ook operators om aan te haken. “We zijn ontzettend blij met het commitment van al deze partijen om hun data te delen”, zegt Maarten de Haan van Havenbedrijf Rotterdam. “Naarmate meer bedrijven aansluiten, krijgen we een steeds nauwkeuriger beeld van waar de treinen zich bevinden en wat de status van hun (container)lading is.” Marco de Keizer beaamt het belang van keten-breed denken: “Als alle schakels in de keten open en eerlijk hun data delen, weten ook vervoerders beter wanneer hun trein gereed is op de terminals. We merken dat het delen van data vanuit concurrentieoogpunt soms nog gevoelig ligt en dat er nog vaak vanuit het eigen straatje wordt gedacht. Maar juist door samen te werken maak je het spoorproduct beter.”

Kansen verzilveren

Een beter spoorproduct betekent dat vertragingen binnen de keten afnemen of zelfs helemaal verdwijnen. De Keizer: “Een verlader interesseert het niet op welke plek in de keten vertraging optreedt, als de vertraging maar wordt ingehaald en zijn container op het afgesproken tijdstip in het distributiecentrum staat. Dat lukt alleen door samenwerking. De Rotterdamse haven zet in op meer spoorvervoer. Dit draagt bij aan de verduurzaming van het goederenvervoer. Door data te delen kunnen we de kansen die er liggen verzilveren en heeft iedereen een stuk van de taart.”

Co-creatie

Het Havenbedrijf gaat OnTrack in nauwe samenwerking met de gebruikers verder ontwikkelen. De Haan: “Gebruikers weten het best hoe de dagelijkse praktijk eruit ziet. We hebben hun feedback nodig om in de toekomst via OnTrack nog interactiever met elkaar te kunnen communiceren en de realiteit nog nauwkeuriger weer te geven. Hierover hebben we regelmatig overleg. Door deze co-creatie voegen we waarde toe aan de processen van de gebruikers en creëren we draagvlak. De komende maanden gaan we de functionaliteit verder uitbreiden.” Het Havenbedrijf werkt onder meer aan een planningsmodule in OnTrack, waardoor de procescoördinatoren van de terminals hun planning in de toekomst niet meer zelf hoeven te maken. Hilboesen kijkt er al naar uit: “Het RSC gaat volgend jaar over naar een nieuw systeem, dat al op veel terminals draait maar waarin geen standaard planningsmodule zit. Als dit via OnTrack kan lopen, hoeven we deze module niet zelf te laten bouwen. Bovendien kunnen vervoerders en klanten dan meekijken waar nog ruimte zit in onze afhandelingscapaciteit. We zetten dit nu al op onze website, maar in OnTrack wordt het nauwkeurig, en kunnen onze klanten bovendien actief op onze planning reageren. De interactie wordt alleen maar intensiever.”

Uber-knop

Bij RSC ziet men kansen om de capaciteit nog beter te benutten door naast het ‘inzetproces’ – het inplannen van binnenkomende treinen – ook het afhalen van treinen die gereed zijn te versnellen. De Keizer: “Als wij bijna klaar zijn met de afhandeling krijgt de vervoerder vanuit ons TOS het verzoek om de trein met een locomotief te komen ophalen. Pas als dat gebeurd is, kunnen we de volgende trein binnenhalen. Het duurt vaak even voor de loc er is. In de tussentijd staat de volgende trein te wachten op het emplacement. Hoe mooi zou het zijn om dit te versnellen?” De Haan: “Als de terminal eerder in het proces kan aangeven wat de verwachte einddtijd van de afhandeling is, is het voor ons eenvoudig om in OnTrack een deze melding te integreren. Een soort Uber-knop, waarmee vervoerders weten dat er een trein naar buiten kan worden gereden.”